Guía de reducción de costes en tu empresa para mejorar su competitividad

Reducción de costes: la clave para mejorar la competitividad

Entre las áreas de actividad que realizamos en Global Business Performance se encuentra el Análisis y Diagnóstico Empresarial junto con el Plan de Rescate a Pymes. Queremos explicar con detalle una de las acciones que llevamos a cabo y no es otra que crear la guía para reducción de costes en la empresa para mejorar la competitividad de las pymes.

Guía de reducción de costes en tu empresa para mejorar su competitividad

Desde un punto de vista estratégico el planteamiento que se hace todo Director General de empresa, cuando revisa el funcionamiento de cualquier área y en especial el área de producción, al final se orienta a la reduccion de costes y el control de la actividad en la empresa con el objetivo de mejorar la competitividad.

El planteamiento y recomendaciones respecto a este tema, por parte de Juan Uzal, socio de Global Business Performance, se orientan a implantar una cultura de calidad total, que garantizará la reducción de costes en la empresa, factores como la persistencia y constancia en la aplicación de las metodologías nos conducirá por este camino.

¿Qué nos ofrece la Estrategia Kaizen?

Valorando aquellos factores de calidad que se aplican en la empresa, podríamos decir que la denominada “Estrategia Kaizen”, de pequeños cambios pero continuados, es la que más se adecua a esta situación, puesto que considera llevar a la práctica un proceso continuo de análisis de situación para adoptar proactivamente decisiones creativas e innovadoras orientadas a incrementar de manera consistente la competitividad de la empresa mediante la mejora continua de los productos, servicios y  procesos (tanto productivos,  como de apoyo y planificación).

El análisis y diagnóstico previo de la situación es la piedra angular de esta estrategia. Análisis de factores externos a la empresa.

Guía para la reducción eficiente de los costes en tu empresa

La mejor forma de conseguir la reducción de costes en la empresa con el objetivo de mejorar la competitividad es implantando el sistema de mejora continua Kaizen. El Kaizen es un método en el que el objetivo no es recortar costes sino gestionarlos de un modo más eficiente.

La gestión de costes implica supervisar los procesos de desarrollo, producción y venta de productos o servicios de buena calidad, al tiempo que trata de reducir los costes o mantenerlos a niveles objetivos.

La reducción de costes en la empresa se consigue llevando a cabo distintas actividades por parte de la gerencia y su grupo de colaboradores extendiéndose hasta al último empleado de la compañía. Lamentablemente en muchas empresas tratan de reducir los costes sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose entre las acciones típicas el despido de personal, la reestructuración y la disminución de proveedores.

La realización de la reducción de costes en la empresa para mejorar la competitividad de este modo provoca la interrupción del proceso de calidad y el resultado no es otro que el deterioro de la misma. En el mercado actual y a nivel global, los clientes y consumidores exigen una relación calidad – precio inmejorable y una entrega puntual de los productos o servicios solicitados a la empresa.

Gestionar los costes en la empresa implica:

  1. El control de costes destinados a maximizar el margen entre ingresos y costes.
  2. La reducción sistemática de costes.
  3. La planificación de la Producción.

La mejor forma de disminuir los costes en la empresa es realizando un análisis pormenorizado en el que son indispensables tres pasos: detección, prevención y eliminación sistemática del uso excesivo de recursos.

¿Cómo hacer la reducción de costes de tu empresa?

Para reducir los costes, deben ejecutarse en forma simultánea seis actividades:

  1. Mejora de la calidad.
  2. Mejora de la productividad.
  3. Polivalencia funcional especializada.
  4. Reducción de inventarios.
  5. Acortamiento de las líneas y los procesos de producción.
  6. Reducción del espacio utilizado.
  7. Reducción del tiempo total del ciclo.

Mejora de la calidad

La mejora de la calidad es esencial para dar inicio a la reducción de costes en la empresa. Gracias a esta mejora de la calidad en los procesos productivos generamos como resultado una notable disminución en el número de errores, deficiencias en los productos y de tener que repetir el trabajo, acortando así el tiempo total del ciclo y reduciendo el consumo de recursos, disminuyéndose de tal manera los costes de las operaciones.

Una empresa que pretenda ser competitiva debe fijarse como objetivo lograr el más alto nivel de calidad. Se trata de llegar al cliente final con productos exentos de defectos, elaborando estos productos “a la primera”. Para ello es necesario procesos productivos con la capacidad de elaborar bienes y servicios de muy alta calidad sin tener la necesidad reprocesamientos e inspecciones constantes.

Un aumento en la calidad contribuye a elevar el valor marca de los productos o servicios y a mejorar la capacidad de generación de ingresos futuros, con lo cual se puede recompensar en mayor medida a los empleados, directivos, propietarios y proveedores.

Mejora de la productividad

Si mejoramos los índices de productividad conseguiremos generar un mayor volumen de productos utilizando e incluso reduciendo la cantidad de recursos necesarios.

Mejorar la productividad implica cambiar el modo de aprovechamiento de los recursos disponibles, mejorándolo y optimizándolo, ya se trate de materias primas, maquinaria industrial, instalaciones, mano de obra o recursos económicos.

Polivalencia funcional especializada

El personal que realiza los procesos de producción es otro de los elementos clave que hay que gestionar para optimizar costes. La estrategia empresarial a seguir tiene que orientarse a optimizar la capacidad de trabajo del personal disponible, por tanto, lo que se requiere es disponer de una plantilla laboral que sea polivalente, o sea, que mayoritariamente todos puedan llegar a realizar diversas actividades y de este modo no se centren en desarrollar un único trabajo.

Interesa que el personal vaya rotando de actividad en actividad,

Evidentemente, conseguir disponer de un personal polivalente y a la vez especializado, es un aspecto que debe llevarse a cabo desde una visión global por parte de la gerencia, sobre todo, aprovechando las capacidades de cada persona. La mejor opción es analizar las cualidades de la persona y otorgarle los trabajos que más se ajustan a esas capacidades.

Reducción del inventario para reducir costes y mejorar la competitividad

El inventario de una empresa ocupa un espacio que puede ser necesario para otras actuvidades, prolonga el tiempo de espera a la hora de producir un bien, genera necesidades de transporte y almacenamiento, y absorbe los activos financieros de la compañía.

Es por ello, que el inventario es un aspecto que tiene que cuidarse día a dia y establecer una buena política de compra de materiales y garantizarse un buen aprovisionamiento.

Acortamiento de las líneas de procesos de producción

En las empresas una línea de producción larga implica la necesidad de un mayor número de personas, mayor cantidad de trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más prolongado.

Un mayor número de personas en la línea de producción de la empresa implica también una mayor cantidad de errores. Esto disminuye los niveles de calidad, algo primordial en el momento de reducir costes y satisfacer plenamente al consumidor.

Reducción del espacio utilizado

Las empresas tradicionales suelen utilizar cuatro veces el espacio que realmente necesitan. La eliminación de bandas transportadoras, el acortamiento de las líneas de producción, la incorporación de estaciones de trabajo separadas dentro de la línea principal de producción, reduce el inventario y disminuye las necesidades de transporte.

Esta eficiencia en el espacio utilizado nos lleva directamente a una reducción de costes en la empresa y a mejorar la competitividad de la pyme ya que optimizamos el espacio utilizado y mejoramos los tiempos de fabricación.

Reducción del tiempo total del ciclo o tiempo de respuesta

El tiempo total del ciclo empieza cuando una empresa paga las materias primas a sus proveedores y los diversos suministros que forman parte de la cadena de producción y termina sólo cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los productos vendidos.

Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y rotación de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones.

Conclusiones sobre la guía de reducción de costes en tu empresa

La reducción de los costes en una empresa no obliga a hacer un recorte de personal, puesto que en muchas ocasiones es la medida drástica que tomaría la gerencia.

Es fundamental una formación del personal constante, en la planifiquen la jornada y marquen unos ritmos de producción óptimos, eviten tránsitos innecesarios.

El objetivo es implantar sistemas de trabajo que nos permitan una mejor disminución de los costes, reducción de los inventarios, reducir el tiempo ocio de los recursos, verificando realmente los procesos de producción o factores que se vea afectados para mejora la eficiencia de la empresa.

Todas estas medidas, sin duda, en su conjunto y bien aplicadas nos permiten llegar a una optimización de costes, hemos de partir de una filosofía de mejora continua, a través de pequeños cambios pero constantes, que es lo que se plasma en las “Estrategias Kaizen”.

Si deseas aplicar la reducción de costes en tu empresa no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Te ayudaremos a conseguir tu objetivo empresarial y a que tu negocio sea mucho más eficiente en todos los aspectos productivos.

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Juan Uzal Méndez